CIRCLE
Indonesia membutuhkan Staff Admin-Finance

Latar Belakang

CIRCLE Indonesia (www.circleindonesia.or.id) , sebuah lembaga konsultan yang berbasis di Yogyakarta, saat ini membutuhkan staf admin-keuangan untuk durasi 24 bulan, dengan kemungkinan diperpanjang dan menjadi karyawan tetap bila berprestasi.

 
Deskripsi tugas terkait dengan Keuangan:

1. Melakukan update informasi dari bank tentang fasilitas, penandatangan dan dokumen bank lainnya.
2. Bersama Accounting Officer mengecek tagihan tiket pesawat, akomodasi, biaya terjemahan, dll kepada mitra kerja dan melakukan pembayaran sesuai dengan tagihan.
3. Menyiapkan cheque untuk account lembaga dan proyek, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
4. Mencatat transaksi harian untuk selanjutnya  di-input ke dalam system oleh Accounting Officer.
5. Menyiapkan voucher dilampiri bukti/nota pengeluaran untuk men-support laporan keuangan lembaga dan proyek per bulan
6. Menyiapkan dan menghitung pembayaran pajak PPH Badan dan PPH 21 (staf dan konsultan serta associate) untuk selanjutnya dilaporkan ke Kantor Pajak Pratama.
7. Memproses semua jenis pembayaran (payroll) untuk kepentingan Koperasi CIRCLE Indonesia
8. Mengelola seluruh catatan keuangan dan menyimpan/mengarsipnya secara baik dan terpelihara.
9. Menyiapkan float untuk konsultan dan associate untuk persiapan perjalanan/travel
10. Mencatat transaksi keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran bank dan kas di dalam voucher yang telah disiapkan, serta melampiri dengan bukti dokumen pendukung.
11. Mengelola cash control untuk keperluan operational kantor keseluruhan dan proyek serta kegiatan yang sedang dilaksanakan oleh  Koperasi CIRCLE Indonesia
12. Menyiapkan request untuk keperluan operasional kantor, termasuk gaji, tunjangan, biaya perjalanan, pajak dan biaya kegiatan proyek setiap bulan.
13. Membuat laporan proyek serta menyiapkan invoice terkait dengan kegiatan proyek.
14. Melaksanakan tugas lain yang relevan diberikan oleh Direktur, seperti:

• Menghadiri pertemuan dengan pihak luar
• Mengikuti pelatihan/kegiatan peningkatan kapasitas lain yang diperlukan, dengan meminta arahan dan berkonsultasi terlebih dahulu dengan Direktur.
• Melakukan perjalanan dan mewakili CIRCLE Indonesia dalam kegiatan jejaring dan lembaga-lembaga lain di luar CIRCLE.

Deskripsi tugas terkait Administrasi:

1. Melakukan kegiatan administrative dan office support untuk membantu Direktur, Pengurus dan Pengawas Koperasi CIRCLE Indonesia, seperti mengangkat panggilan telepon, menerima tamu yang datang berkunjung, melakukan pengarsipan dokumen-dokumen dan membantu mem-fax-kan dokumen, serta memback-up data.
2. Menyiapkan meeting-meeting dan fasilitas pendukungnya seperti LCD in focus, marker, whiteboard; membantu Direktur menyiapkan agenda/janji dengan para pihak baik internal maupun eksternal.
3. Melakukan supervisi dan memberikan arahan kepada Office Assistant
4. Mengkoordinasikan dan menyiapkan anggaran dan laporan bulanan terkait kerumah-tanggaan, termasuk menyiapkan ATK dan kebutuhan kantor lainnya.
5. Memesankan dan menyiapkan tiket-tiket perjalanan dan akomodasi/hotel untuk Direktur, Pengurus, Pengawas, Konsultan dan Associate, sebagai bagian dari pengaturan perjalanan (travel arrangement).
6. Membuka, men-sortir dan mendistribusikan surat-surat/email yang masuk yang tidak bersifat personal & confidential.
7. Menyiapkan Laporan Mingguan yang diupdate dalam weekly meeting, untuk melaporkan setiap kemajuan atas tugas yang telah dilaksanakan, termasuk tugas yang dilaksanakan oleh Office Assistant.
8. Melaksanakan tugas lain yang relevan diberikan oleh Direktur, seperti:
9. Menyiapkan korespondensi/surat resmi, kontrak dan surat tugas konsultan/associate untuk diperiksa lebih lanjut oleh Direktur selaku atasan.

• Menyebarluaskan informasi tentang regular training yang diselenggarakan CIRCLE Indonesia
• Melakukan pembaharuan/update roster konsultan dan rincian honor konsultansi secara berkala serta regular training, serta bahan untuk update website CIRCLE Indonesia.
• Mengikuti pelatihan/kegiatan peningkatan kapasitas lain yang diperlukan, dengan meminta arahan dan berkonsultasi terlebih dahulu dengan Direktur.
• Menghadiri pertemuan dengan pihak luar, termasuk pertemuan dengan Disperindagkop DIY

Kualifikasi:

1. Minimum pendidikan D3 di bidang  Akuntansi.
2. Memiliki pengalaman untuk tugas dan tanggungjawab dibidang administrasi/keuangan minimal 2 tahun.
3. Bekerja dengan rapi/tertata, teliti, memiliki inisiatif, dapat dipercaya, tanggap/cekatan dan mampu bekerja dalam tim kerja. Akan lebih baik jika menguasai bahasa Inggris.
4. Memiliki kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan memenuhi tenggat waktu/deadline
5. Memiliki keahlian mengoperasikan program computer terkait pengelolaan keuangan
6. Memiliki pengetahuan tentang perpajakan

DEADLINE:

Kirimkan surat lamaran beserta CV terbaru paling lambat tanggal 19 Desember
2016 ke : hrd.circleindo06@gmail.com

Hanya kandidat terpilih yang akan dihubungi

CIRCLE Indonesia

Office: Jl Wijaya Kusuma 111, Kutu Dukuh, Sinduadi, 

Mlati, Sleman, Yogyakarta-55284

Indonesia

www.circleindonesia.or.id

Tlp/fax: +62 274 623896

CIRCLE Indonesia is a cooperative of consultants, founded in 2006 based in Yogyakarta – Indonesia, aiming at developing the resources of Civil Society in Indonesia

—

CIRCLE Indonesia

Office: Jl Wijaya Kusuma 111, Kutu Dukuh, Sinduadi, 

Mlati, Sleman, Yogyakarta-55284

Indonesia

www.circleindonesia.or.id

Tlp/fax: +62 274 623896

CIRCLE Indonesia is a cooperative of consultants, founded in 2006 based in Yogyakarta – Indonesia, aiming at developing the resources of Civil Society in Indonesia