Monitoring dan evaluasi dilakukan untuk mengukur keberhasilan kerja suatu organisasi dalam satu periode tertentu secara sistematis. Menentukan ukuran keberhasilan pencapaian program merupakan suatu hal yang vital, tidak jarang suatu organisasi merekrut seorang konsultan eksternal untuk membantu dalam melakukan monitoring dan evaluasi.

Lalu bagaimana sebaiknya organisasi melakukan rekrutmen konsultan monev dan hal apa saja yang harus dipertimbangkan? Berikut pemaparannya.

Langkah pertama yang harus dilakukan untuk rekrutmen konsultan ekstrnal adalah dengan mendiskusikannya dengan para staf organisasi. Hal ini untuk mempertimbangkan apakah proses monitoring dan evaluasi organisasi memang membutuhan seorang konsultan atau tidak. Apabila dinilai perlu untuk merektur seorang konsultan, maka organisasi akan  mempersiapkan pemilihan konsultan dengan pertimbangan lingkup kerja yang nantinya akan menjadi tanggung jawab konsultan. Selanjutnya adalah menetapkan prosedur pertanggungjawaban konsultan untuk mengelola proses evaluasi organisasi.

Bagaimana mencari seorang konsultan eksternal yang memenuhi syarat pelaksanaan evaluasi?

1. Kamu dapat memulainya melalui berbagai referensi, referensi tersebut bisa saja dari partner kerja, ahli evaluasi, bahkan bisa melalui asosiasi professional yang bergerak dalam bidang monitoring dan evaluasi.
2. Seiring dengan perkembangan teknologi, kamu bisa memanfaatkan dunia digital untuk proses rekrutmen, misalnya melalui iklan di publikasi/website profesional, surat elektronik dan bulletin.
3. Membentuk komite/panitia khusus untuk proses seleksi konsultan dengan mengembangkan kriteria penilaian untuk konsultan dengan kualitas dan kualifikasi yang diperlukan.

Hal hal yang perlu diperhatikan dalam memilih seorang konsutan eksternal diantaranya;

1. Pengalaman; seorang konsultan diharapkan memiliki kemampuan dengan pengalaman yang cukup untuk mengerjakan monitoring dan evaluasi dengan program yang serupa.
2. Memiliki pengetahuan mengenai konteks program yang organisasi miliki dengan pendekatan visi dan misi serta kebutuhan program.
3. Memiliki keterampilan dalam melakukan diagnostik dan analisis dalam berbagai temuan yang didapatkan.
4. Memiliki komitmen dan tanggungjawab terhadap pekerjaan sesuai dengan jadwal dan waktu yang diberikan.
5. Memiliki kemampuan interpersonal, termasuk kemampuan membangun komunikasi dengan para staf.
6. Mempunyai referensi dari para klien dan para evaluator lainnya
7. Usulan biaya yang sepadan, sesuai dengan cakupan kerja sebagai seorang konsultan.

Setelah organisasi mendapatkan seorang konsultan yang diinginkan, penting bagi organisasi untuk mengukur akutanbilitas seorang konsultan. Hal ini untuk memastikan bahwa konsultan eksternal melakukan pekerjaan dengan kualitas dan profesionaltas kerja sesuai dengan yang diharapkan. Caranya adalah sebagai berikut:

1. Sebelum memulai pelaksanaan evaluasi, pastikan bahwa konsultan memahami tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan kontrak yang telah dibuat.
2. Pastikan bahwa konsultan secara reguler memberikan laporan perkembangan sementara terkait dengan proses evaluasi. Hal ini untuk menggambarkan kegiatan yang telah dicapai, masalah yang ditemui, dan tindakan korektif yang ditawarkan oleh konsultan.
3. Organisasi dapat menunjuk salah satu staf untuk membantu konsultan sebagai penghubung/fasilitator antara konsultan dan stakeholder.
4. Konsultan harus memiliki timeline yang jelas atas pekerjaan yang dilaksanakannya sehingga target evaluasi dapat dicapai.

Adapun keuntungan yang kamu dapatkan apabila merekrut seorang konsultan eksternal dibandingkan evaluator internal seperti:

1. Memberikan pendekatan yang lebih objektif dan tidak bias serta perspektif tentang program, dan tentu saja dapat meningkatkan kredibilitas evaluasi melalui berbagai temuan.
2. Memberikan keahlian secara teknis yang mungkin tidak dimiliki oleh organisasi nirlaba.
3. Konsultan eksternal memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaanya lebih cepat karena dituntut untuk bekerja secara professional

Adapun kerugian yang bisa saja terjadi ketika pelaksanaan evaluasi, diantaranya adalah:

1. Konsutan eksternal tidak/kurang melibatkan staf organisasi dalam melakukan evaluasi.
2. Meningkatnya biaya evaluasi karena organisasi harus membayar biaya konsultan.
3. Membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk menjelaskan detail program organisasi kepada konsultan.
4. Meningkatkan risiko kesalahpahaman (misunderstanding) antara konsultan dan organisasi terkait dengan tujuan evaluasi dan temuan yang didapatkan.

Dengan adanya konsultan eksternal, sebuah organisasi nirlaba dapat memiliki opsi/jalan keluar untuk sebuah permasalahan yang ditemukan. Seorang konsultan yang professional tidak akan memaksakan satu opsi pemecahan masalah, namun akan membantu klien dalam memilih satu opsi dari beberapa alternatif yang ditawarkan. Alternatif ini diikuti dengan adanya konsekuensi sehingga klien nantinya lebih siap untuk memilih aternatif yang dinilai terbaik.

REFERENSI:

1. Pahala Nainggolan (2012). Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Integrasi-Edukasi.
2. Shenson HL. How to Select and Manage Consultants. San Diego, CA: Lexington Books & University. Available at https://www.cdc.gov/healthyyouth/evaluation/pdf/brief1.pdf