Sumber : http://blog.planningproapp.com/project-management-/

Mimpi buruk bagi suatu organisasi nirlaba adalah jika program kerja yang direncanakan tidak terwujud. Memang, kegagalan bukanlah akhir dari segalanya, namun kita tidak bisa memungkiri  besarnya kerugian yang harus ditanggung akibat kegagalan ini, seperti kehilangan waktu, uang, bahkan kehilangan kepercayaan dari para stakeholder.

Berjalannya suatu manajemen program tergantung dari berbagai aspek, misalnya kolaborasi tim, anggaran, risiko, tenggang waktu dan sebagainya. Tidak mengherankan apabila salah satu aspek menghadapi kendala, maka program akan sulit fokus dan terhambat pelaksanaan kegiatannya.

Berikut adalah  kesalahan manajemen program yang paling umum terjadi dan tips bagaimana kamu bisa menghindarinya.

1. Salah Pilih Manager

Kebanyakan orang mampu untuk mengelola sebuah program yang telah terencana matang, bahkan seseorang mampu melakukan lebih dari dua jenis pekerjaan sekaligus (multitasking). Namun, apakah kualitas pekerjaan yang dilakukannya baik?Nah, ini masih dipertanyakan.

Pada kenyataannya, setiap orang memiliki kemampuan yang berbeda-beda. Sekalipun cakupan kerja yang sama, hasil yang didapatkan pun  dapat pula berbeda. Dibutuhkan peran seorang manajer program yang dinilai handal dan memegang kendali lebih baik dibandingkan yang lain dalam  menyelesaikan permasalahan. Lalu bagaimana caranya?

Pilihlah manajer program berdasarkan keahliannya, bukan ketersediaannya. Suatu organisasi nirlaba membutuhkan sumber daya tim yang sesuai dengan cakupan kerjanya. Pemimpin/manajer tim yang baik tahu bagaimana mendapatkan hasil yang optimal dari orang-orang yang bekerja sama yaitu dengan mencocokan kemampuan anggota tim dengan tugas atau pekerjaan yang ada. Seorang manajer yang kompeten dituntut memiliki kemampuan untuk menghadapi berbagai permasalahan program organisasi yang didukung dengan latar belakang dalam keahlian tertentu serta pengalaman dalam megelola sebuah tim. Kesalahan dalam memilih seorang manajer tim hanya akan memperburuk program organisasi yang sedang berjalan.

2. Kurang Fokus

Kurangnya sumber daya menuntut tim untuk dapat melakukan banyak hal dalam waktu yang hampir bersamaan. Tentu saja, hal ini akan membuat tim menjadi kurang fokus terhadap tanggungjawab yang dibebankan. Kurang fokus adalah akar dari permasalahan-permasalahan yang lebih besar, seperti tugas yang keluar dari timeline yang seharusnya, pembengkakan anggaran, dan banyaknya waktu yang terbuang dengan hasil yang tidak terlihat. Bahkan  kurang fokus sering membuat kita terlambat menyadari kesalahan-kesalahan ini.

Cara mudah untuk mengendalikan fokus kamu adalah dengan membuat daftar tugas. Prioritaskan tugas yang menuntut konsentrasi lebih dengan cakupan hasil yang krusial bagi kesuksesan program organisasi. Buatlah penjadwalan tugas sesuai dengan parameter yang ada, serta dokumentasikan hasil kerja kamu agar outuput yang  kamu hasilkan lebih terukur. 

3. Tujuan yang Tidak Jelas

Penyebab banyaknya kegagalan suatu program organisasi nirlaba adalah tidak adanya parameter yang jelas untuk mengidentifikasi keberhasilan suatu program. Kamu tidak dapat mengatakan bahwa kamu  telah berhasil menyelesaikan suatu progam apabila tidak dapat membandingkannya dengan ide asli atau tujuan awal program tersebut

Mark Langey (CEO of Project Management Institute) mengutarakan pendapatnya mengenai ukuran keberhasilan program organisasi ini dalam gambaran ringkas sebagai berikut:

Sumber : www.scoro.com

Pengelolaan program terdiri dua hal utama yaitu ‘elemen dalam  progam ‘ dan  ‘elemen di sekitar program’. Adapun elemen di dalam program tersebut meliputi waktu, biaya, ruang lingkup, dan kualitas, risiko, dan sumber daya. Elemen di sekitar program diantaranya relevansi, dampak, dan program berkelanjutan.

Jika kamu ingin memastikan seluruh tim memiliki tujuan dan harapan keberhasilan yang sama, pastikan mereka memahami ruang lingkup elemen-elemen tersebut sebagai elemen pendukung bahkan penentu keberhasilan program.

Dengan memberikan pemahaman mendasar mengenai elemen-elemen dalam program organisasi ini dapat memberikan gambaran tentang capaian yang diharapkan organisasi, sehingga menjadi indikator yang kuat dalam  melakukan monitoring dan evaluasi keberhasilan program.

4. Kurangnya Komunikasi

Berbagai permasalahan muncul disebabkan oleh masalah-masalah kecil yang kemudian berubah menjadi maasalah besar. Hal ini banyak dilatarbelakangi oleh permasalahan komunikasi. Kurangnya komunikasi menimbulkan ketidakpercayaan antar tim.

Sebagai contoh, dalam  pelaksanaan program, apabila terdapat anggota tim yang tidak paham mengenai program yang akan dijalankan, apa yang harus dilakukan, dan bagaimana mulai melakukannya, maka tentu saja akan sulit untuk mendapatkan hasil yang optimal. Oleh karena itu, komunikasi adalah cara yang paling tepat untuk mengatasi kendala ini.

Melibatkan seluruh anggota tim untuk terlibat dalam  pelaksanaan program adalah contoh komunikasi yang baik. Dengan membangun komunikasi yang interaktif juga dapat memunculkan berbagai ide/gagasan yang mungkin tidak terpikirkan sebelumnya. Anggota tim akan merasa dilibatkan dalam berbagai keputusan-keputusan penting, dan ini dapat memotivasi anggota tim untuk bekerja sama dan memenuhi harapan yang diinginkan.

Dengan mengetahui berbagai kesalahan manajemen program yang paling umum terjadi, maka kamu di suatu organisasi nirlaba, maka kamu bisa mengantisipasinya dan memastiakan program berjalan tanpa kendala yang berarti.

Referensi:

1. Pahala Nainggolan (2012). Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Integrasi-Edukasi
2. Merlily Leis (2016) dalam artikel  Stop Making These Project Management Mistakes yang dimuat https://www.scoro.com/blog/biggest-project-management-mistakes/