Sumber : http://wildapricot.com

Dalam mengerjakan suatu program organisasi, waktu menjadi hal yang paling diperhitungkan. Mengapa?

Sebagai bagian dari tim, kamu pasti menginginkan agar semua anggota tim tetap berjalan mencapai target sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan bahkan segala aktivitas ini harus sejalan dengan budget/anggaran yang telah ditetapkan. Selain rencana program yang matang, salah satu yang tidak boleh terlewatkan adalah pengendalian kalender program organisasi.

Ada banyak cara untuk membuat kerangka kalender program organisasi. Pembuatan kalender ini dibuat dengan pendekatan yang sesuai untuk kebutuhan dari tim program. Pembuatan kelander inilah yang turut andil dalam menentukan keberhasilan program organisasi nirlaba yang sedang kamu laksanakan. Karena dengan menggunakan kalender ini, kamu dapat mengontrol, memantau, hingga mengevaluasi hasil kerja dari tim program, apakah sudah sesuai dengan sistem yang telah disepakati atau justu menyimpang dari apa yang seharusnya.

Berikut empat cara  yang harus kamu ingat dalam mentapkan kalender program untuk organisasi nirlaba.

1. Tetapkan capaian yang realistis

Sebagai tim yang bekerja secara profesional, hendaknya kamu berpikir secara realistis dalam menyusun suatu kalender program. Tidak bisa dipungkiri kita selalu menginginkan hasil terbaik dalam waktu sesingkat-singkatnya. Namun, apakah itu sudah sesuai dengan hasil program yang diharapkan? Belum tentu. Ada baiknya kalender program ini menyesuaikan kondisi sebenarnya di lapangan, hal ini juga mencangkup berbagai perubahan yang mungkin terjadi di dalam rencana program. Diperlukan kemampuan analisis yang kuat untuk memperkirakan besaran waktu yang akurat dalam menyelesaikan program organisasi nirlaba.

2. Bangun komunikasi yang baik antar tim

Penetapan jadwal dan kalender program membutuhkan dialog yang terbuka dan jujur antara tim-tim yang terlibat. Diperlukan orang-orang yang mampu  menyampaikan pembaruan informasi ini secara reguler dan melaporkan perkembangannya kepada para stakeholder mengenai kemajuan tim. Dengan cara ini, anggota tim program tentu akan terpacu untuk selalu melaporkan hasil kerjanya kepada pimpinan tim, sebelum akhirnya diberikan kepada para stakeholder. Apabila terjadi permasalahan, tentu saja akan lebih mudah untuk diidentifikasi dan  dicari solusi untuk permasalahan tersebut.

3. Antisipasi terjadinya perubahan di kalender program

Dalam  penyusunan program tentu kita sudah mengetahui bahwa program organisasi dapat tiba-tiba berubah sesuai dengan keadaan di lapangan. Hal ini tentu saja akan mempengaruhi kalender program yang telah disusun. Tim program harus dapat mengantisipasi berbagai perubahan ini dan bersikap fleksibel terhadap adanya perubahan.

4. Gunakan software yang tepat.

Dalam pembuatan kalender program, sudah menjadi keharusan bagi suatu organisasi untuk menggunakan software yang tepat, misalnya Google Calender yang dapat diupdate nirkabel setiap terdapat perubahan dan dapat diakses oleh semua anggota tim program. Google Calender dinilai cukup efisien untuk merencanakan program secara kolaboratif. Walaupun belum sepenuhnya sempurna, namun kemudahan akses dan mengedit tugas menjadi nilai tersendiri mengapa Google Calender cocok untuk digunakan.

Upayakan semua tim termasuk para stakeholder menggunakan software yang sama. Hal ini penting untuk mencegah terjadi kesalahpahaman yang diakibatkan penjadwalan kegiatan program yang tidak sesuai atau tidak sama.

Dengan adanya software ini tentu saja tim menjadi sadar akan tanggungjawabnya terhadap tugas yang dibebankan, terlebih jika tugas tersebut saling berkaitan satu sama lain. Software ini juga membantu untuk memantau kemajuan, melacak progam, dan membantu memastikan program tepat pada waktunya.

Adanya kalender program yang terperinci, tentu saja menjadi awal yang baik untuk mendapatkan hasil sesuai dengan yang diharapkan oleh organisasi nirlaba. Informasi yang up to date yang dapat dan diterima oleh semua tim, tentunya akan memberikan dampak positif terhadap performa tim dan efektifitas untuk menyelesaikan program tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Referensi:

1. Pahala Nainggolan (2012). Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Integrasi-Edukasi
2. Wrike Team (2017) dalam artikelnya yang berjudul Take Control of Your Project Plan Calender yang dimuat di https://www.wrike.com/blog/take-control-project-plan-calendar/
3. Terry Ibelle (2017) dalam artikel yang berjudul 29 Awesome Nonprofit Event Management Software Tools yang dimuat di https://www.wildapricot.com/blogs/newsblog/2017/01/19/nonprofit-event-management-software-tools