Salah satu hal yang bisa menjadi permasalahan bagi kamu yang baru saja bergabung dengan sebuah organisasi nirlaba adalah melakukan pertemuan/meeting. Kegiatan pertemuan terlebih pertemuan pertama dengan donor dapat menjadi sulit dan mengintimidasi.

Budaya perusahaan dengan budaya organisasi nirlaba sangatlah berbeda. Sering kali, organisasi nirlaba perlu melakukan banyak upaya untuk menjangkau donor, mulai dari

berkomunikasi melalui email, menyusun jadwal pertemuan,  hingga memberikan kesan yang baik pada saat pertemuan. Hal tersebut bisa menjadi indikasi yang baik bagi pihak donor/donator untuk kolaborasi dengan organisasi nirlaba.

Nah, bagi kamu yang akan menjalin kerjasama dengan donor berikut merupakan tips-tips yang dapat kamu praktikkan ketika melakukan pertemuan perdana dengan donor.

1. Janji Pertemuan

Wajar jika pada pertemuan perdana dengan donor dapat membuat kamu gugup, meskipun pertemuan tersebut baru hanya sebatas perkenalan organisasi nirlaba, namun kamu harus dapat membuat kesan yang baik dan mampu menjelaskan berbagai pertanyaan yang muncul. Hal tersebut menjadi kesempatan bagi organisasi nirlaba untuk mendapatkan berbagai sumber daya seperti pendanaan, relawan, kemitraan dan lain-lain. Usahakan untuk berlatih memberikan presentasi sebelum melakukan pertemuan pertama.

Langkah lainnya sebelum melakukan pertemuan adalah konfirmasikan kembali agenda pertemuan. Kamu bisa melakukannya dengan menelepon/mengirimkan email konfirmasi kembali donor satu hari sebelum pertemuan. Langkah kecil ini akan membantu kamu dalam menghemat waktu, menyiapkan poin diskusi sehingga pertemuan nantinya menghasilkan diskusi yang bermanfaat.

2. Persiapan pertemuan

Siapkan pertemuan perdana kamu dengan poin-poin yang mendekripsikan tujuan dan harapan pertemuan ini. Fokuskan perhatian kamu terhadap pertemuan ini dengan mempersiapkan materi pertemuan, mengingat donor hanya akan terkesan apabila kita memiliki persiapan yang matang. Gunakan presentasi yang terstruktur, menggambarkan organisasi dan dukungan apa yang dibutuhkan dari pihak donor. 

3. Lakukan riset

Hal kecil namun memberikan dampak yang besar adalah dengan melakukan  riset mengenai profil donor. Hal ini sangat bermanfaat karena pada pertemuan tersebut organisasimu berkemungkinan mendapatkan sumbangan atau sumber daya lainnya. Untuk mencapai hal tersebut, tidak ada salahnya untuk melakukan riset. 

4. Pahami motivasi donor

Untuk mengembangkan hubungan strategis yang baik dengan para donor, kamu perlu memahami motivasi donor, biasanya program yang mereka lakukan berkaitan dengan tanggungjawab perusahan atau yang lebih deikenal dengan CSR.

Dengan memahami motivasi donor ini, maka kamu dapat membuat proposisi kegiatan kenirlabaan sebagai bagian dari kegiatan bisnis perusahaan. Hal ini dapat menjadi solusi bagi kamu maupun bagi pihak donor. 

5. Make it simple

Buatah pertemuan perdana tetap sederhana, kamu tidak perlu membawa dokumentasi organisasi ataupun laporan-laporan lainnya kecuali memang diminta atau diperlukan. Ada baiknya pertemuan perdana dimanfatkan untuk berdiskusi, bertukar pikiran, menyusun rencana kerjasama hingga kesimpulan untuk saling berkontribusi. Presentasikan secara jelas dan ringan akan sangat mempengaruhi perspektif donor terhadap organisasi yang kamu wakili.

Demikian beberapa tips singkat melakukan pertemuan perdana dengan donor. Persiapkan pertemuan perdana dengan baik karena pertemuan perdana selalu menjadi kesan yang mungkin selalu diingat. Terlebih donor menyukai organisasi-organisasi yang dkenal dan terpercaya untuk mendukung dan melaksanaakan proyek sosial mereka. Jadi, persiapkan dirimu dengan baik yah!

REFERENSI:

1. Pahala Nainggolan (2012). Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Integrasi-Edukasi.
2. Shenson HL. Meeting with Donor, CA: Lexington Books & University.